با توجه به روند رو به گسترش جهاني شدن و افزايش رقابت در بازارهاي جهاني، بانک‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌ها ناگزير به پيوستن به بازارهاي جهاني هستند و وجود آمادگي لازم از جهات مختلف امر ضروري به نظر می‌رسد. یکی از ابزارهاي فناوري اطلاعات و ارتباطات كه نقش مهمي در آمادگی و يكپارچگي اطلاعات مؤسسات دارد و نهایتاً با استفاده از امكانات خاص زمينه را براي پيوستن به بازارهاي جهاني فراهم می‌سازد، راهکارهای جامع برنامهریزی منابع سازمانی يا ERP است. اين سیستم‌ها كه در حال حاضر به عنوان يكي از ابزارهاي برنامهریزی و مديريت در جهان مطرح هستند، می‌توانند سیستم‌ها، فرآیندها و عمليات سازمان‌ها را يكپارچه کنند و در قالب يك راهکار واحد در دسترس کاربران قرار دهند.
داتین به عنوان یکی از شرکت‌های پیشرو در ارائه راهکارهای جامع بانکی و مالی، راهکار جامع برنامهریزی منابع سازمانی خود را به منظور یکپارچگی و گردش اطلاعات بین تمامی بخش‌های سازمان از جمله مالی، تولید، انبار، منابع انسانی، زنجیره تامین و مدیریت مشتریان ارائه کرده است. این شرکت تا به امروز، طراحی و پیادهسازی راهکار جامع برنامهریزی منابع سازمانی بانک‌هایی همچون پاسارگاد، گردشگری و سرمایه را در کارنامه خود دارد و با توجه به تجربه موفق در اجرای چنین پروژههایی، تولید سفارشی سامانه مورد نیاز وزرات اقتصاد و امور دارایی را به تازگی نیز عهدهدار شده است. برای آشنایی بیشتر با راهکار داتین در این حوزه، به سراغ روزبه زند؛ مدیر واحد راهکارهای سازمانی شرکت داتین رفتیم و درباره مزایای این راهکار به گفت‌وگو نشستیم.
چیستی سیستم جامع برنامهریزی منابع سازمانی (ERP)
مدیر واحد راهکارهای سازمانی شرکت داتین در تعریف این راهکار گفت: راهکار جامع برنامهریزی منابع سازمانی نسل سومی از سیستم‌های سازمانی است که تمرکز خود را روی برنامهریزی سازمان در جهت نیل به اهداف و استراتژی سازمان بنا می‌کند.
زند افزود: بزرگترین وظیفه راهکارهای جامع منابع سازمانی این است که برای استفاده درست و بهینه از منابع سازمان برنامهریزی کند. لذا در جهانی که رقابت حرف اول را می‌زند، هر سازمانی که بتواند از منابع خود به بهترین شکل استفاده کند، موفق‌تر خواهد بود. بنابراین برای اینکه افراد و سازمان‌ها بتوانند به بهترین شکل از منابع خود استفاده کنند باید برنامهریزی درستی داشته باشند. او ادامه داد: باید آگاه باشیم که چه تجارب موفقی در شرکت‌ها و سازمان‌های دنیا اتفاق افتاده است، سپس آنها را تحلیل، پردازش و از نتایجی که به دست می‌آوریم، استفاده و سیستم جدیدتری را برنامهریزی کنیم. بنابراین هر سازمان برای مدیریت صحیح منابع خود احتیاج دارد به سیستم‌ها و فرآیندهایی متکی شود تا این سیستم‌ها، روش‌ها و فرآیندهای امور را راحت‌تر کنند و برنامهریزی بهتری برای سازمان خود داشته باشند. زند با بیان اینکه راهکارهای جامع منابع سازمانی از چندین حوزه تشکیل می‌شود، عنوان کرد: حوزه‌های مربوط به برنامهریزی، مباحث مالی، برنامهریزی منابع انسانی یا HRM، تدارکات و پشتیبانی و خرید و فرایندهای خرید، فروش و بازاریابی و ارتباط با مشتری حوزه‌های اصلی سیستم‌های ERP را تشکیل می‌دهند.
معضلات عدم وجود این راهکاردر یک سازمان
واحد راهکارهای سازمانی شرکت داتین با اشاره به اینکه ERP مجموعه‌ای از اطلاعات عملیاتی و تحلیل شده است که به سازمان دید روشنی از روند حرکت را نشان می‌دهد، گفت: به طور مثال اگر سازمانی اطلاعاتی درباره پرسنل خود نداشته باشد، عملا به خوبی نمی‌تواند آنها را مدیریت کند. زند افزود: ERP بستری را بوجود می‌آورد که فرایندها در آن تعریف، کنترل، نظارت و پایش می‌شوند و مجموعه‌ای از اطلاعات عملیاتی را جمع آوری می‌کند که سازمان‌ها بتوانند تصمیم‌ها و برنامه‌ریزی‌های بهتری در آینده داشته باشند. در نهایت سیستم را با استفاده از KPI کنترل می‌کند تا اطمینان حاصل شود فرایندها به درستی انجام شده یا خیر. این روند از سه قسمت تشکیل می‌شود که به ترتیب ورودی‌ها، پردازش و خروجی‌ها است که این پردازش ها با KPI اندازه‌گیری می‌شود.
به گفته او، هر سازمان مجموعه فرآیندهایی خاص خود را دارد که می‌خواهد این فرآیندها در قالب یک سیستم در دسترس باشد و آنها را در چرخه PDCA یا چرخه دمینگ بهبود ببخشد. مدیر واحد راهکارهای سازمانی شرکت داتین در مورد معضلات عدم وجود این راهکار در سازمان‌ها افزود: عدم وجود این راهکار موجب می‌شود سازمان‌ها نتوانند برنامهریزی درستی روی منابع خود داشته باشند و فرآیندها، روش‌ها و پروسه‌های داخل سازمان را بهبود ببخشند. بنابراین اجتناب ناپذیر است که هر سازمانی، از مجموعه سیستم‌هایی پیروی کند که بهتر است این سیستم‌ها به نرم‌افزارهایی تبدیل و در آن سازمان جاری و ساری شوند و فرایندها، کنترل‌ها و بحث‌های مربوط به اطلاعات عملیاتی را در قالب آن نرم‌افزارها جمع‌آوری کنند.
راهکارهای جامع برنامهریزی منابع سازمانی داتین
زند با بیان اینکه داتین برای راهکار خود در سه حوزه محصول دارد، گفت: HRM یا مدیریت منابع انسانی، زنجیره تامین شامل خرید، تدارک و پشتیبانی، اموال و انبار و همچنین نرم‌افزارهای مدیریتی سه حوزه راهکار داتین را تشکیل می دهد. نرم‌افزارهای مدیریتی مانند نرم‌افزارهای سامانه جامع مدیریت بازرسی و حسابرسی، سامانه جامع مدیریت امنیت اطلاعات یا ISMS و سامانه‌هایی مانند تجمیع و تلفیق که در حوزه‌های جمع‌آوری اطلاعات در حوزه مالی فعالیت می‌کنند. او افزود: برنامه ما برای آینده این است که در حوزه برنامهریزی منابع سازمانی نیز برای شرکت‌های متوسط و رو به رشد محصولاتی را مهیا کنیم تا آنها بتوانند از بسته‌های خدماتی داتین در خصوص جمع‌آوری اطلاعات عملیاتی و مکانیزه کردن فرآیندهای خود استفاده کنند. این محصولات تمام حوزه‌های راهکارهای منابع سازمانی را پوشش خواهند داد. مدیر واحد راهکارهای سازمانی شرکت داتین، گفت: علاوه بر این محصولات، در داتین CRM خاص بانکی وجود دارد که مختص صنعت بانکی است و نسخه جامعی از آن در بانک پاسارگاد در حال حاضر استفاده می‌شود. به گفته زند، نرم افزار اتوماسیون اداری از دیگر محصولات داتین است که کاملا با راهکارهای جامع منابع سازمانی این شرکت یکپارچه است.
مزیت‌های راهکارهای جامع منابع سازمانی داتین
زند به مزیت رقابتی راهکار این شرکت در مقایسه با دیگر محصولات موجود اشاره کرد و افزود: راهکار شرکت داتین قابلیت اتصال به سامانه جامع متمرکز بانکی را از طریق Gateway دارد. بنابراین ما با استفاده از Core Banking Gateway می‌توانیم با دیگر سامانه‌های جامع متمرکز بانکی نیز ارتباط برقرار کنیم. اکنون ERP ما در بانک های پاسارگاد، سرمایه و گردشگری استفاده می‌شود و در حوزه بیمه، بیمه پاسارگاد در حال حاضر از این سیستم استفاده می‌کند.
پروژه ملی مدیریت اموال دولتی و اوراق بهادار وزارت اقتصاد و دارایی
زند در ادامه به پروژه ملی اموال دولتی و اوراق بهادار وزارت اقتصاد و دارایی اشاره کرد و گفت: این پروژه‌ای ملی است که شرکت داتین در مناقصه آن شرکت کرد و در این مناقصه با امتیاز بالا و قیمت مناسب پیروز شد. او اضافه کرد: نرم‌افزار مورد نیاز وزارت اقتصاد و دارایی سفارش‌سازی شده و رسالت آن، مدیریت، کنترل و پایش اطلاعات اموال و دارایی‌های دولت است که به چند قسمت اموال منقول، غیر منقول و اوراق بهادار تقسیم می‌شود. در این پروژه قرار است تمامی اطلاعات اموال و دارایی‌های دولت و فرآیندهای آن را مکانیزه کنیم و بتوانیم براساس فرایندهای مکانیزه به ادارات مختلف و قوه‌های مختلف مانند مقننه و قضاییه متصل شویم.
برنامه‌های توسعه‌ای واحد راهکارهای سازمانی داتین
زند به شرح برنامه‌های توسعه‌ای واحد خود پرداخت و گفت: سرعت تغییر فرایند، مساله‌ای است که در این واحد بسیار اهمیت دارد؛ به این معنا که ما بتوانیم فرایندهای یک سازمان را به سرعت تغییر و آن را به مشتری ارائه دهیم. مورد دیگر این است که تغییرات باید سرعت بالاتری داشته باشد و قابلیت ارائه محصول به مشتری با سرعت بیشتری اتفاق بیفتد. برای این منظور Framework به نام «بیگ بنگ» طراحی کردیم. او در توضیح فریم ورک «بیگ بنگ» گفت: بیگ بنگ بستری را ایجاد می‌کند که توسعه دهندگان و تولیدکننده‌های نرم‌افزار در قالب آن بتوانند با سرعت بیشتر، نرم افزارهای موجود را برای یک سازمان پیادهسازی و بهینه کنند. به واسطه داشتن این زیرساخت، سرعت مدیریت تغییرات برای آن سازمان افزایش، بهره‌وری آن بیشتر و چالش‌ها کمتر می‌شود. همچنین، قابلیت ارائه محصولات سریع‌تر نسبت به مدل‌های سنتی نیز به‌وجود می‌آید. او افزود: یکی از برنامه‌های آتی ما، توسعه زیرساخت بیگ بنگ است . قصد داریم در آینده این فریم ورک را به عنوان یک محصول به سازمان‌های دیگر ارائه دهیم که نتیجه آن محصولی از جنس محصولات پیشرفته است و به شرکت‌ها و سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا با سرعت بیشتری محصولات سازمان خود را تولید کنند.
سامانه تلفیق و تجمیع داتین
مدیر واحد راهکارهای سازمانی داتین در انتها با اشاره به محصولات جدید این شرکت توضیح داد: یک محصول جدید را قرار است در آینده نزدیک معرفی و به بازار ارائه دهیم که در حال حاضر مشابهی ندارد و آن، سامانه جامع تلفیق و تجمیع است. زند در توضیح این سامانه گفت: سامانه جامع تلفیق و تجمیع به هلدینگ‌ها و شرکت‌های زیر مجموعه این امکان را می‌دهد که بتوانند صورت‌های مالی خود را به‌صورت مکانیزه تولید کنند و صورت‌های تهیه شده را به هلدینگ و شرکت مادر تخصصی خود ارائه دهند. سندهای مربوط به دسته‌بندی، طبقه‌بندی، تهاتر و تلفیق تنظیم و در نهایت صورت‌های مالی تلفیقی براساس آن نرم‌افزار تولید می‌شود که این راهکار، سرعت ارائه صورت‌های مالی شرکت‌های زیرمجموعه را افزایش می‌دهد و سازمان می‌تواند مدیریت بهتری روی منابع سازمانی خود داشته باشد.
داتین
راهکارها
سرمایه‌های انسانی
ارتباطات