واحد امور توسعه سرمایه ‌های انسانی داتین/ کسب‌وکارها همیشه به دنبال راه‌های با حداقل منابع مورد نیاز برای حل مشکلات و چالش هستند. مدیرانی که نسبت به کارکنان خود حس همدلی دارند، می‌توانند به تا‌ب‌آور بودن کارکنان در دوران ناخوشی و شرایط غیرعادی کمک کنند. کووید-۱۹ همگان را با شرایط سختی مورد آزمایش قرار داده‌ است. اکثر ما حس همدلی را در ارتباطات رودررو بروز می‌دهیم اما حالا که دورکار هستیم، چطور می‌توانیم این کار را انجام دهیم؟ برد فلد، بنیان‌گذار گروه فاندری، موبیوس ونتور کپیتال و تک‌استارس، اندرو دوباووک معاون کمپانی لیگ و سنچالی پال هم بنیان‌گذار و مدیرعامل جورو از جمله افرادی هستند که هرکدام از آنها نکاتی را درباره ابراز همدلی حین دورکاری بیان کرده‌اند:

چهار راه برای ابراز همدلی حین دورکاری:

• تنظیم انتظارات
• درک این موضوع که هر فرد با استرس به گونه‌ای متفاوت روبرو می‌شود
• در نظر گرفتن زمان و مکانی برای ارتباطات اجتماعی آنلاین با تیم
• به یاد آوردن تصویر نهایی (هدف)
• تنظیم انتظارات

در جهت پیشگیری از گسترش هرچه بیشتر ویروس، بسیاری از کسب‌وکارها تصمیم گرفتند سیاست دورکاری را پیش بگیرند. بعضی از شرکت‌ها برای اولین بار دورکاری را اجرا می‌کنند. با از بین رفتن مرز بین زندگی کاری و زندگی شخصی، برای برخی از افراد پیدا کردن و اجرای ساختارهای شغلی چالش‌برانگیز شده ‌است. بنیان‌گذاران و حتی کارمندانی که به بیش از 40 ساعت کار در هفته خو گرفته‌اند و به آن اعتیاد پیدا کرده‌اند، نمی‌دانند که چه زمانی باید کار کردن را متوقف کنند. اما دورکاری حین همه‌گیری جهانی ویروس کرونا حتی برای کسانی که به کار اعتیاد دارند، کار معمولی نیست.

گزینه ‌های منعطف بیشتری را در نظر بگیرید

به عنوان مدیر یک تیم باید چه کاری انجام دهید؟ متخصصان بسیاری چون سدال نیلی استاد دانشگاه تجارت هاروارد به مدیران توصیه می‌کنند که بیشتر از حالت‌های عادی انعطاف‌پذیر باشند. به طور موقت انتظارات کاری را تنظیم کنند و مورد بازبینی قرار دهند. اندرو دوباوک، معاون کمپانی لیگ عقیده دارد: «اینکه خودتان را به آب و آتش بزنید و خودتان را از بین ببرید، قهرمانانه نیست. این کار مثال خوبی برای دیگر افراد نیست.»

دوباوک به مفهوم راه‌پیمایی ۲۰ مایلی که در کتاب کالینز «عظمت انتخابی» به آن اشاره شده، استناد می‌کند که معتقد است اهداف در مرور زمان محقق می‌شوند. این تئوری می‌گوید با ایجاد یک پروسه پایدار می‌توانید سختی‌ها را پشت سر بگذارید. (مشخص کردن اهداف به معنی انتظار از تیم برای جایگزینی نیست.)

درک این موضوع که هر فرد با استرس به گونه‌ای متفاوت روبرو می‌شود

زندگی در میانه یک همه‌گیری جهانی برای بیشتر ما استرس‌زا است. سدال نیلی استاد دانشگاه هاروارد به مدیران تاکید می‌کند که برخی از افراد برای برقراری تعادل بین زندگی شخصی و کاری مشکل دارند. حتی نسبت به موضوعات بیشتری چون امنیت مالی، سلامت فیزیکی دغدغه دارند که این دغدغه و نگرانی‌ها ممکن است در آینده منجر به افسردگی شود.

قدرت همدلی

بروز همدلی حین دورکاری کار دشواری است اما قدم اول این است که بدانیم افراد با چه موضوعاتی روبرو هستند. آخرین نکته‌ای که برد فلد هم‌بنیان‌گذار تک استارز در مانیفست منتور این شرکت به آن اشاره می‌کند، همدلی داشتن است. او توصیه می‌کند «نسبت به اینکه چه زمانی نباید قضاوت کنید یا این قضاوت را به عقب بیاندازید، آگاه باشید.» این توصیه در مورد روابط بین همکاران در دوره کووید-۱۹ نیز صادق است. برد فلد: «برای همدلی داشتن باید احساسی را که دیگران تجربه می‌کنند، درک کنید. برای این کار لازم است خوتان را جای آنها بگذارید و متوجه ترس‌های آنها شوید.» برای ابراز بهتر همدلی حین دورکاری باید متوجه تفاوت احساس استرس میان افراد مختلف باشید. این احساس ممکن است روزانه در حال نوسان باشد. در این موقعیت، مدیران تاثیرگذار از خودشان صبر، شفقت و دلسوزی نشان می‌دهند.

احساسات مردم را کم اهمیت فرض نکنید

فولد معتقد است که وقتی یک دوست، همکار یا کسی که به طور مستقیم با شما کار می‌کند، احساس افسردگی می‌کند، مهم‌ترین کاری که باید انجام دهید، ابراز همدلی است. او ادامه می‌دهد که سعی نکنید مشکلات این افراد را حل کنید، تنها نسبت به شرایطی که دارند، آگاهی و دید داشته باشید. دانستن این‌که کسانی به شما اهمیت می‌دهند و همدلی می‌کنند، به شما کمک شایانی خواهد کرد.

دوباک نیز در این موضوع هم عقیده است. او درمورد اظهارنظرهایی چون «بهتر است برای دویدن به بیرون بروی» یا «بیشتر بخواب» هشدار می‌دهد. اگرچه پشت این پیشنهادات نیت خوبی نهفته است اما این پیشنهادات ممکن است باعث شود فرصت و جرئت درخواست کمک درون دیگران از بین برود.

در نظر گرفتن زمان و مکانی برای ارتباطات اجتماعی آنلاین با تیم

سنچالی پال مدیرعامل جورو، راه‌حل‌های خلاقانه‌ای برای ارتباطات در دوره دورکاری پیدا کرده است. پال معتقد است شرکت‌شان به عنوان یک شرکت بر پایه آی تی، زیر ساخت‌های مربوط به دورکاری را در اختیار داشته‌است و به عنوان یک استارت‌آپ تازه‌کار آنها نگرانی از جهت درآمد نداشتند.

اما کل تیم این شرکت جدید هستند و دو نفر در حین دورکاری به تیم پیوستند. او اذعان می‌کند که کار از راه دور، شناخت تیم و ارتباط برقرار کردن را دشوارتر کرده‌ است. در شرایط عادی معمولاً سنچالی پال، اعضای تیم‌ را هنگام صرف ناهار، نوشیدن قهوه یا قدم زدن در محوطه با یکدیگر آشنا می‌کند. حالا که همه در خانه می‌مانند، او تصمیم گرفت زمان جدیدی را برای بازآفرینی تعامل اجتماعی گاه به گاه آنلاین اختصاص دهد. او و تیمش برای ناهار، جلسات مدیتیتشن و ذهن آگاهی، برای نوشیدن قهوه و یک باشگاه کتاب‌خوانی قرارهای مجازی برگزار می‌کنند. آنها حتی یک جلسه ساعت خوش، به منظور جشن گرفتن تولد یکی از همکاران برگزار کردند. او تاکید می‌کند که در این مدت سعی داشته موقعیت همه حتی اعضای جدید تیم را درک کند.

قرارهای دوره‌ای یک به یک

علاوه بر جلسات اجتماعی و گروهی با تیم، زمانی را برای برقراری ارتباط با تک تک اعضای تیم در نظر بگیرید. در این جلسه‌های یک به یک هر هفته از افراد بخواهید به احساساتشان در یک هفته گذشته از بین یک تا پنج یک عدد را اختصاص دهند. وقتی کسی به شما به طور مثال عدد دو را اعلام می‌کند در صورتی که هفته‌های پیش عدد چهار را انتخاب می‌کرده، بهترین موقعیت است که یک مکالمه با این شخص ترتیب دهید.

او عقیده دارد که شروع این مکالمات بر عهده مدیر است: «اشتراک گذاری امری دشوار است. مردم ترسیده‌اند و نمی‌خواهند نقاط ضعف و آسیب پذیرشان را نشان دهند. چرا که در نهایت مدیریت دست بالا را دارد و تا حدی می‌تواند زندگی افراد را کنترل کند.» حتی پیش از شیوع ویروس کرونا مطالعات نشان می‌دادند که چالش‌های سلامت روان، به ویژه افسردگی، تأثیر عظیمی بر افت میزان عملکرد در محل کار دارد. دوباک خاطر نشان می‌کند که برای بنیانگذاران، سلامت روان موضوعی فراگیر است و این موضوع بر همه شرکت‌ها و همه تیم ها تأثیر می گذارد.

در مواقع بحران، مانند بحران شیوع کووید-۱۹، رهبران باید به ویژه در مورد سلامت روان تیم خود هوشیار باشند. انتظار داشته باشید که بهره‌وری به طور موقت کاهش یابد و اهداف کوتاه مدت را تنظیم کند. دوباک تاکید می‌کند که این تصمیمات را به اطلاع اهداف برسانید. او رهبران را تشویق به ابتکار عمل در آغاز گفت‌وگو و ایجاد احساس راحتی در کارکنان به منظور اشتراک‌گذاری می‌کند.

به یاد آوردن تصویر نهایی (هدف)

شرایط به سرعت در حال تغییر است. واکنشی سریع در برابر اخبار آسیب‌زننده دشوار است. اما صرف وقت برای هضم هرگونه اخبار و پاسخ‌گویی اندیشمندانه می‌تواند به نفع تیم شما باشد. رهبران تاثیرگذار متوجه عظمت مشکلات پیش‌آمده می‌شوند و این باور که می‌توان بر این مشکلات فائق آمد را ایجاد می‌کنند. سدال نیلی استاد دانشگاه بیزینس هاروارد می‌گوید: شاید مدیران ارشد نتوانند کاملاً در مورد اتفاقاتی که فردا رخ خواهد داد به کارکنان اطمینان دهند، اما می‌توانند بخشی از این تصویر را برای آنها شبیه‌سازی کنند. با ابراز همدلی در حین دورکاری، می‌توانید حس انسجام و همبستگی را در بین تیم خود پرورش دهید. برای برخی، تامل در گذشته می‌تواند به ارائه چشم‌انداز کمک کند؛ پال می‌گوید: ما در گذشته شرایط سختی را پشت سر گذاشته‌ایم و شرایط امروز هم یکی از این موارد است. در حقیقت، بسیاری از مواردی که در گذشته از آنها عبور کرده‌ایم، احتمالاً برای شرکت حتی دشوارتر از وضعیت فعلی بوده‌است.

جلسات مشخصی را برنامه ‌ریزی کنید و استقلال در میان کارکنان را گسترش دهید

برای بسیاری از افراد که تاکنون تجربه دورکاری نداشته‌اند، تغییر می‌تواند سخت و دشوار باشد. نه تنها افراد از همکارنشان جدا شده‌اند بلکه روز کاری نیز مرز مشخصی در زمان آغاز و پایان ندارد. به تیم‌تان اجازه دهید هر زمان که خودشان فکر می‌کنند بهترین عملکردشان را دارند، کار کنند، با انجام این کار به تیم کمک می‌کنید. برای برگزاری جلسه با تیم، برنامه‌ریزی زمانی مشخص داشته ‌باشید. به آنها اطلاع دهید که این جلسات رسمی هستند یا قصد برگزاری دورهمی مجازی دارید. به جز این زمان‌ها، متخصصان توصیه می‌کنند که به افراد در مورد انتخاب ساعت کاری برای رسیدن به اهداف، آزادی عمل دهید.

ابراز همدردی با تیم می‌تواند برای تیم امیدبخش باشد. پال یادآوری می‌کند، هنگامی که از راه دور کار می‌کنید، شما این آزادی را دارید تا روی ایجاد ساختاری که نیازهای مشتریانتان را برطرف می‌کند، تمرکز کنید و استانداردهایتان را بالاتر ببرید.

منبع:

www.hbsaccelerate.org