با داغ‌شدن بازار سرمایه و افزایش اقبال عمومی به این بازار و از طرف دیگر متاسفانه با فراگیری کرونا و عدم امکان برگزاری جلسات و مجامع به صورت حضوری، موضوع برگزاری مجامع شرکت‌های بورسی و بزرگ به یکی از دغدغه‌های مهم این شرکت‌ها تبدیل شده است. از همین رو بیش از هر زمان دیگری لزوم داشتن یک راهکار برای مدیریت امور سهامداری در شرکت‌های بزرگ احساس می‌شود. «سامانه مدیریت سهام و مجامع آنلاین داتین» راهکاری است که به ادعای مدیران این شرکت برای اولین بار تمامی امور مربوط به سهامداری را در شرکت‌ها به شکل جامع و یکپارچه مدیریت می‌کند.

لزوم داشتن سامانه مدیریت سهام و مجامع آنلاین

به گفته امیرعباس کمالی‌پور، مدیر محصول سامانه مدیریت سهام داتین، سازمان‌های عمومی و بورسی برای مدیریت امور مربوط به سهام و سهامدارنشان، نیازمندی‌های خاص خودشان را دارند که تا امروز این نیاز بیشتر در حد یک خواسته معمولی از سمت دو طرف بوده است؛ در واقع شرکت‌ها به اینکه یک اطلاعات اولیه از سهامداران خرد و مقدار سهمشان داشته باشند بسنده می‌کردند و سهامداران خرد هم در این حد که بدانند چه مقداری از سهام چه شرکتی را با چه قیمتی در اختیار دارند، برایشان کافی بود.

کمالی‌پور می‌گوید: «با افزایش حجم تراکنش‌ها و معاملات در بازار سرمایه، دیگر توقعات از سامانه مدیریت سهام در این حدی که صحبت کردیم نمی‌تواند باشد. در واقع این نیاز در سازمان‌ها بیشتر نمود پیدا کرده است که سامانه‌ای برای «مدیریت یکپارچه و جامع سهام سهامدارانشان» داشته باشند. تا امروز هم سامانه‌هایی برای این منظور در کشور توسط بازیگران کوچک و بزرگ ارائه شده است اما به نظر می‌رسد هیچ کدام نگاه جامعی به این مسئله نداشته‌اند. سامانه‌ای که ما در داتین تحت عنوان سامانه مدیریت سهام و مجامع آنلاین ارائه کرده‌ایم با پاسخ به سه دسته نیاز کلی در حوزه مدیریت سهام، آن را می‌توان اولین راهکار جامع در این حوزه دانست.

مدیریت سهام ستادی

مدیر محصول سامانه مدیریت سهام داتین با تقسیم بندی نیازهای شرکت‌ها در حوزه مدیریت سهام به سه دسته کلی، می‌گوید: «در قسمت اول، این محصول باید بتواند به حوزه اداره و مدیریت سهام یک شرکت این امکان را بدهد که بتواند با یک راهکار یکپارچه اطلاعات کلیه سهامداران، تراکنش‌ها و … را از بورس دریافت و مدیریت کند. همچنین به پیرو آن بتواند این امکان را برای واحد مدیریت امور سهام شرکت ایجاد کند که در لحظه بتوانند مبلغ کل سهام، لیست سهامداران، فهرست تراکنش‌ها و معاملات، محاسبات افزایش سرمایه، مغایرت‌گیری فایل رجیستری بورس و هر آنچه که لازم است را مشاهده کنند. در واقع بخش اول نیازهای ستادی سهام هستند که یک سامانه مدیریت سهام باید بتواند به آنها پاسخ دهد. در این بخش، بیش از 6 ماه است که سامانه مدیریت سهام داتین در بانک پاسارگاد عملیاتی شده است.»

داشبورد نظارتی

کمالی‌پور در خصوص پاسخ به بخش دوم این نیازها می‌گوید: «در قسمت دوم، این سامانه متشکل شده از یک داشبورد اطلاعاتی سهامداران که هر سهامدار یک پروفایل سهامداری دارد که می‌تواند اطلاعات تراکنش‌های خود در خصوص این سهام را ببیند. علاوه بر این، امکان مشاهده تمامی اطلاعات و گزارش‌های منتشر شده توسط اداره سهام سازمان، تصمیمات مجامع قبل و اطلاعات هیات مدیره و… را دارد. همچنین کاربر می‌تواند پروفایل خودش را تکمیل کند که مستقیماً در آن بخش اول از سمت واحد مدیریت امور سهام شرکت‌ها هم قابل مشاهده خواهد بود. این موضوع باعث می‌شود نه‌تنها تکمیل اطلاعات به صورت کاملاً دیجیتال صورت بگیرد، بلکه پاسخ‌گویی در لحظه را نیز برای واحد مدیریت امور سهام ایجاد می‌کند.»

در همین بخش، سامانه‌های مشابهی در حال حاضر توسط برخی از شرکت‌ها ارائه شده است که در ظاهر سهامدار همه چیز را الکترونیکی وارد می‌کند ولی در پشت موضوع یا اصطلاحاً بک‌اند شما می‌بینید که به سامانه مدیریت امور سهام شرکت متصل نیست و اطلاعات باید دوباره توسط تیم امور سهام سازمان به صورت دستی آن طرف هم وارد شوند.»

برگزاری مجمع آنلاین

کمالی‌پور با تاکید بر اینکه قسمت سوم این محصول، مربوط به برگزاری مجامع آنلاین است، می‌گوید: «مخصوصاً در روزگار کرونا و اهمیت توجه به بحث فاصله‌گذاری اجتماعی، این بخش اهمیت دوچندانی پیدا می‌کند. در این بخش به جرات می‌توانم بگویم محصولی مشابه محصول ما در کشور وجود ندارد. همان معدود ادعاهایی هم که در خصوص ارائه محصول برگزاری مجمع آنلاین وجود دارند، همگی تقریباً یک پخش زنده هستند و شما به عنوان سهامدار تنها باید به صحبت هیات‌رئیسه گوش کنید و هیچ مسیر احراز هویت شده درستی برای تعامل دو طرفه دیده نشده است. در صورتی که محصول سامانه مدیریت سهام داتین قسمت سوم را هم کامل پشتیبانی کرده و همانند یک مجمع رسمی با تمام ویژگی ها اجرا خواهد کرد. به عنوان مثال، مجمع عمومی سالیانه و مجمع فوق العاده بانک پاسارگاد در تاریخ 31/04/1399 توسط این سامانه داتین به طور کامل برگزار شد.»

برنامه‌ریزی برگزاری یکپارچه مجامع

از مدیر محصول سامانه مدیریت سهام داتین می‌خواهیم یک مرور کلی بر آنچه توسط این سامانه در برگزاری مجمع اتفاق می‌افتد داشته باشد؛ او می‌گوید: «این طور است که اداره سهام یک شرکت توسط این سامانه می‌تواند یک مجمع را صفر تا صد برنامه‌ریزی کند؛ سهامداران از طریق پروفایل کاربری و حتی پیامکی به صورت خودکار مطلع می‌شوند. در هنگام برگزاری مجمع، سهامداران باید حضور خودشان را به اصالت یا به وکالت ثبت کنند. سهامداران می‌توانند به چند شیوه حضورشان را ثبت کنند که پشتوانه حقوقی هم خواهد داشت. برای مثال با کمک درگاه احراز هویت پاد (سامانه پاد فناپ) حضور حاضرین احراز و تایید می‌شود که در چهار سطح ثبت‌نام اولیه، تایید شماره موبایل، بررسی و تطبیق کد ملی و بررسی ویدئو از چهره کاربر می‌تواند این احزار هویت صورت بگیرد.

در برنامه‌ریزی برای برگزاری مجمع می‌توانند بخش‌های مختلف در نظر بگیرند و انتهای هر بخش از مجمع امکان رای‌دهی به صورت زنده به کاربران داده می‌شود که فرضاً یک سوالی برای تمام حاضرین ارسال می‌شود و همه سهامداران به صورت آنلاین امکان ثبت رای موافق و یا مخالف را دارند.

در قسمت بعد موضوع پخش زنده را داریم که با کمک امکانات و زیرساخت‌های پرقدرت شرکت ابرآروان این اتفاق می‌افتد. همچنین امکان پرسش و پاسخ آنلاین وجود دارد که سهامداران بتوانند سوالاتشان را از هیات‌رئیسه بپرسند. علاوه بر این، امکان ثبت و انجام یک نظرسنجی نهایی را دارند. حتی در هر مرحله از برگزاری آنلاین مجمع اگر بخواهند می‌توانند مستندات، گزارش‌ها و بروشورهای لازم را از طریق بارگذاری روی مجمع به دست سهامداران برسانند. حتی امکان مشاهده سابقه تمام مجامعی که هر یک از سهامداران در آنها حضور داشته، قابل مشاهده است و مجموعه‌ای از امکانات ریز و درشت دیگر که در زمان برگزاری مجمع ممکن است به کار بیاید.»

پاسخ به هر سه نیاز در یک محصول

امیرعباس کمالی‌پور، مدیر محصول سامانه مدیریت سهام داتین با اشاره به اینکه برای این سامانه یک اپلیکیشن موبایل هم در دست تولید است که تا دو ماه دیگر ارائه می‌شود، می‌گوید: «نکته‌ای که سامانه مدیریت امور سهام و مجامع آنلاین داتین را خاص می‌کند این است که هر سه بخش «مدیریت سهام ستادی»، «داشبورد نظارتی» و «برگزاری مجمع آنلاین» را در کنار هم به شکل یکپارچه ارائه کرده است. در پایان هم باید تاکید کنم که سامانه مدیریت سهام داتین این امکان را دارد که به سامانه‌های ERP و دیگر سامانه‌ها همچون سامانه‌های منابع انسانی بانک‌ها و سازمان‌ها نیز متصل شود.»