از دهه ۱۹۹۰ به بعد، بسیاری از شرکت‌های تولید و تولیدی، نرم‌افزارهای مدیریتی اختصاصی خود را با بسته‌های نرم‌افزاری استاندارد مانند سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و پایگاه‌داده‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) جایگزین کرده‌اند که نتیجه آن افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها بوده است.
اما در بانکداری و بیمه، استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری تخصصی (کُر) هنوز معمول است. برای شرکت‌های این حوزه‌ها، به‌روزرسانی سیستم‌های اصلی خود، امری زمان‌بر و پرخطر محسوب می‌شود؛ زیرا معمولا شامل تغییر تعداد زیادی سیستم‌های IT قدیمی، پیچیده و متنوع است که ایجاد کوچکترین تغییر در آنها، نه تنها نیازمند کسب رضایت ذی‌نفعان درون‌سازمانی، بلکه مستلزم دریافت تأییدیه از ذی‌نفعان خارجی به‌ویژه تنظیم‌گران (رگولاتوری) رسمی، مانند بانک مرکزی و بیمه مرکزی است.
با این حال بانک‌ها و بیمه‌ها همانند هر سازمان و شرکت دیگری نیازمند مدیریت اثربخش فرایندها و داده‌های سازمانی در کل سازمان خود (فراتر از عملیات تخصصی بانکی و بیمه‌گری) برای بهبود بهره‌وری عملیات خود هستند؛ موضوعی که اساسا به لحاظ ماهیتی جزو کارکردهای ERPها محسوب می‌شود و سیستم‌های کُر چنین قابلیتی را نمی‌توانند ارائه دهند.
بنابراین در بانک‌ها و بیمه‌ها به‌عنوان سازمان‌هایی که با حجم بسیار زیادی از مشتریان خرد و کلان در ارتباط‌اند و مدیریت تراکنش‌های سنگین مالی را برعهده دارند، نیاز به استفاده از نرم‌افزارهای جامع مدیریت در سطح کل بخش‌های سازمان و نه فقط بخش‌های عملیات تخصصی بانکداری و بیمه‌گری بسیار حیاتی است و حتی می‌تواند موجب تحولات بزرگی در زمینه ارائه محصولات و خدمات نوآورانه شود.
در ادامه این مقاله، به تعریف ERP تخصصی مؤسسات مالی به‌ویژه بانک‌ها و بیمه‌ها و مزایای کاربرد این نرم‌افزارها در مؤسسات مالی می‌پردازیم.
تعریف ERP تخصصی مؤسسات مالی و دلایل اهمیت آن
ERP مؤسسه مالی، نرم‌افزاری است که داده‌های فرایندهای تخصصی کسبوکار (در حوزه بانکی شامل مواردی چون سپرده، پرداخت و دریافت وجوه نقد و تسهیلات و در حوزه بیمه شامل مواردی چون بیمه‌نامه‌ها و خسارت‌ها) که در سیستم کُر پیاده‌سازی شده‌اند را با داده‌های فرایندهای مدیریتی، اداری و پشتیبانی، در حوزه‌هایی چون قراردادها و اسناد تجاری، مالی و نیروی انسانی یکپارچه می‌کند.
بدین ترتیب پیاده‌سازی راه‌حل ERP باعث می‌شود تا مؤسسات مالی بتوانند عملیات خود را در حوزه‌های غیر از فرایندهای تخصصی هم به‌صورت الکترونیکی و خودکار دربیاورند و بدین ترتیب ضمن افزایش بهره‌وری عملیات خود، ریسک بروز خطاهای انسانی را کاهش دهند.
سیستم‌های ERP مدرن می‌توانند حوزه‌هایی چون مدیریت مالی (حسابداری شرکتی، حسابداری تلفیقی، حسابداری مدیریتی و…)، حاکمیت شرکتی، تطبیق با قوانین و مقررات، مدیریت سرمایه انسانی، مدیریت تأمین‌کنندگان و شرکای تجاری، مدیریت روابط با مشتریان (CRM)، هوش تجاری و دیگر فرایندهای کسب‌وکاری را به‌صورت چند سطحی چه در سطح کل هلدینگ مؤسسه مالی و چه در سطح شرکت‌های زیرمجموعه به‌صورت یکپارچه دربیاورند تا امکان دسترسی به داده‌های عملیاتی به‌روز کل گروه مالی در هر لحظه برای مدیران فراهم باشد.
ضمنا به دلیل امکان پیاده‌سازی فرایندهای جدید به‌صورت هوشمند در سیستم‌های ERP و امکان اتصال آنها به سامانه‌های نرم‌افزاری مشتریان، با استفاده از ERPها مؤسسات مالی امکان ارائه محصولات و خدمات نوآورانه و سفارشی‌سازی‌شده برای نیاز مشتریان و ذی‌نفعان خود (از جمله استارت‌آپ‌های فین‌تک) را هم به دست می‌آورند. مثال: ارائه خدمات نوآورانه تأمین مالی زنجیره تأمین مبتنی بر فاکتورینگ.
در زمینه استفاده از ERP در صنعت مالی برای مثال می‌توانیم به خرید SAP ERP توسط بانک استاندارد چارترد و خرید مایکروسافت داینامیکز توسط بیمه آلیانز اشاره کنیم.
مزایای استفاده از ERP برای مؤسسات مالی
همانند هر سازمان دیگری مؤسسات مالی می‌توانند از مزایای عمومی ERPها نظیر یکپارچه‌سازی داده‌ها، افزایش بهره‌وری عملیات، مدیریت بهینه دارایی‌های سازمانی، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها و… بهره‌مند شوند. با این حال استفاده از ERP برای مؤسسات مالی، مزیت‌‌های اختصاصی هم ایجاد می‌کند که در اینجا به‌صورت مختصر به آنها اشاره می‌کنیم:
- بهبود فرایندهای کسبوکار: با استفاده از نرم افزارERP، بانک‌ها و بیمه‌ها می‌توانند فرایندهای مالی، تحلیل داده‌ها، مدیریت منابع انسانی و سایر فرایندهای کاری خود را بهبود بخشند. این به کاهش هزینه‌ها و بهبود بهره‌وری کمک می‌کند.
- بهبود چابکی عملیاتی و تجاری: مؤسسات مالی به کمک ERP می‌توانند به‌سرعت به تغییرات در قوانین مقررات و همچنین تحول در نیازهای بازار و مشتریان خود پاسخ دهند.
- بهبود کنترل‌های داخلی و مدیریت ریسک تطبیق: ERPها با خودکارسازی و هوشمندسازی فرایندهای مدیریتی و عملیاتی سازمان، به مؤسسه مالی اجازه می‌دهند تا از طریق پایش و ممیزی لحظه‌ای فرایندهای کسبوکار از نظر حاکمیت شرکتی، تطبیق با قوانین و مقررات و پوشش الزامات ریسک، کیفیت مدیریت ریسک و کنترل‌های داخلی خود را تا حد قابل توجهی بهبود بخشند.
- یکپارچه‌سازی بودجه‌بندی و پیش‌بینی‌های مالی: ERP باعث می‌شود تا مؤسسه مالی به ابزارهای برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی و پیش‌بینی مالی مجهز شود و بدین ترتیب بتواند استحکام مالی و رشد خود را در بلندمدت تضمین کند.
- بهبود مدیریت ارتباط با مشتریان و ذی‌نفعان: مؤسسه مالی می‌تواند با کمک ERP به درک کاملی از تمام تعاملات و ترجیحات مشتریان و ذی‌نفعان (بانک مرکزی و بیمه مرکزی، سازمان‌های دولتی، ارگان‌های نظارتی، دستگاه قضایی و…) خود در تمامی کانال‌های ارتباطی با آنها، اعم از حضوری و غیرحضوری دست یابد و ارتباط خود را با آنها بهبود ببخشد.
- نظارت و گزارش‌دهی دقیق درمورد منابع مالی (درآمدها، هزینه‌ها و دارایی‌ها): ERP با یکپارچه‌سازی داده‌های مالی سازمانی به مؤسسه مالی کمک می‌کند تا بتواند صحت و دقت در گزارش‌دهی مالی را با حذف کاغذبازی‌ها و یکپارچه‌سازی تمامی داده‌ها و سیستم‌های نرم‌افزاری در سراسر سازمان تضمین کند.
- بهبود تحلیل داده‌ها و کیفیت تصمیم‌گیری در سازمان: سامانه ERP با ایجاد بستر جامع و یکپارچه‌ای از داده‌های گردآوری‌شده از تمامی بخش‌ها در سازمان بزرگی چون بانک و بیمه، عملا زیرساخت لازم را برای تحلیل کامل اطلاعات عملکردی فراهم می‌کند و بهبود کیفیت تصمیم‌گیری‌ها را در سطوح مختلف مدیریتی امکان‌پذیر می‌سازد.
جمع‌بندی
استفاده از نرم‌افزار یکپارچه ERP در مؤسسات مالی باعث افزایش قابلیت انعطاف‌پذیری و نوآوری در سازمان می‌شود، بینش لازم را برای پیش‌بینی‌های بادقت فراهم می‌کند، زیربنای ارائه تجربه‌های مورد انتظار مشتری را می‌سازد و سرانجام اینکه موجب بهبود فرایندهای کسبوکار در جهت دستیابی به تعالی عملکردی می‌شود. بدین ترتیب به‌کارگیری ERP می‌تواند به سودآوری، افزایش رضایت مشتریان و ذی‌نفعان، مدیریت ریسک‌ها و تطبیق با قوانین و مقررات و درنهایت بهبود نتایج مالی مؤسسه مالی منجر شود.
داتین
راهکارها
سرمایه‌های انسانی
ارتباطات