هر سازمان، برای انجام فعالیت‌های روزمره و تصمیم‌گیری‌های متعدد، نیازمند روش‌ها و سیستم‌هایی است که به کمک آنها بتواند فعالیت‌هایش را با عملکرد بالاتری مدیریت کند. با توجه به بلوغ سازمانی، هر یک از سازمان‌ها نیازهای متفاوتی نسبت به اجرا و پیاده‌سازی روش‌ها و سیستم‌ها در درون خود احساس می‌کنند؛ پس می‌توان گفت تحلیل نیازمندی‌ها و الزامات کسب‌وکار یک سازمان به فهم عملکرد و قابلیت‌های آن مرتبط است و مطالعه سیستم‌ها، فرایندها و روش‌های موفق (Best Practice) به آن سازمان کمک می‌کند تا متوجه شود که کدام سیستم با چه قابلیت‌هایی می‌تواند آن را برای رسیدن به اهداف برنامه‌ریزی‌شده آماده‌تر کند.

قدم بعدی، ارزیابی نیازمندی‌هاست که از یک سیستم یکپارچه انتظار می‌رود. به‌طور مثال اینکه آیا نیاز به مدیریت منابع انسانی، منابع مالی، فروش، مارکتینگ و مدیریت ارتباط با مشتری در سازمان وجود دارد یا خیر و اینکه آیا نرم‌افزارهای راهکارهای سازمانی قابلیت پشتیبانی از این نیازمندی‌ها را دارند یا خیر! پس می‌توان گفت انتخاب یک سیستم راهکارهای سازمانی از آنجایی ‌که به‌صورت مستقیم در عملکرد یک سازمان نقش کلیدی و اساسی داشته و در سودآوری آن تاثیر به‌سزایی دارد، یک سرمایه‌گذاری است. پیاده‌سازی، نگهداری و آموزش‌های سیستم‌های راهکارهای سازمانی باعث بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌های دیگر در سازمان می‌شود. همچنین تاب‌آوری و رقابت‌پذیری سازمان را نسبت به سازمان‌های مشابه بهبود می‌بخشد.

یک نکته حائز اهمیت که باید در نظر گرفت، کمک‌گرفتن از خبرگان صنعت برای انتخاب نرم‌افزار راهکارهای سازمانی، روش استقرار آن و اولویت‌بندی پیاده‌سازی براساس تحلیل نیازمندی‌های بسیار مهم است که نقش تعیین‌کننده‌ای در موفق‌بودن پروژه‌های راهکارهای سازمانی دارد. با انتخاب یک راهکار جامع و مناسب سازمانی، مدیران یک سازمان می‌توانند از اتلاف بخشی از هزینه‌ها جلوگیری کنند که یکی از مهم‌ترین آنها، هزینه‌های تصمیم‌گیری نامناسب است.

در سازمان‌هایی که از سیستم‌های جامع و فرایندهای مرتبط استفاده نمی‌کنند، اطلاعات به‌صورت جزیره‌ای و در قالب سیستم‌های جداگانه جمع‌آوری می‌شوند که این امر منجر به عدم اطمینان به اخلاقیات می‌شود. همچنین ممکن است این داده‌ها به‌صورت ناقص جمع‌آوری شوند. در این ‌صورت، ممکن است منجر به تصمیم اشتباه شده و هزینه‌هایی را به سازمان تحمیل کند. همچنین، بسیاری از هزینه‌های دیگر نیز به‌صورت مستقیم و غیرمستقیم، در اثر نبود چنین سیستم‌هایی به سازمان‌ها در طولانی‌مدت تحمیل خواهد شد. مانند هزینه‌های تداخل فرایندها، هزینه‌های ورود اطلاعات تکراری، فرصت و مدیریت نادرست منابع و… .

دو اشتباه رایج مدیران

دو اشتباه رایج مدیران که منجر به عدم توفیق در پیاده‌سازی و استقرار یک سیستم راهکارهای سازمانی می‌شود:

• عدم شناخت سطح بلوغ سازمان، آمادگی پذیرش سیستم‌ها و روش‌ها و فرایندهای یکپارچه:

فرهنگ سازمانی نامناسب، مقاومت افراد یک سازمان دربرابر تغییر، عدم همکاری و پذیرش سیستم توسط کاربران در این دسته طبقه‌بندی می‌شوند.

• عدم درک مناسب و کامل نیازمندی‌های سازمان و الزامات سازمانی:

این اشتباه ممکن است در انتخاب سیستم و اولویت‌های پیاه‌سازی و اجرا تاثیر به‌سزایی داشته باشد که درنهایت به شکست پروژه‌های راهکارهای سازمانی منجر می‌شود و سازمان را متحمل هزینه‌های گزاف خواهد کرد.

پاسخ به سوال‌های مدیر

باید توجه داشت که مدیران در انتخاب سیستم‌های راهکارهای سازمانی باید به دو سوال اساسی پاسخ صحیح دهند: اول اینکه آیا سیستم انتخاب‌شده منطبق بر نیازمندی‌های اساسی سازمان و الزامات آن بوده است؟ دوم اینکه آیا سیستم‌های راهکارهای سازمانی با رشد و توسعه سازمان، قابلیت رشد و توسعه دارند؟

درنتیجه می‌توان گفت چنین سیستم‌هایی درصورتی مناسب سازمان‌ها خواهند بود که چند پارامتر اساسی در آنها دیده شده باشد:

1. قابلیت انطباق‌پذیری بالایی داشته باشند و براساس تجارب موفق، پیاده‌سازی شده باشند.
2. قابلیت انعطاف‌پذیری داشته باشند و بتوانند از فرایندهای سازمانی پشتیبانی و درصورت کوچکترین تغییر، با کسر هزینه خود را منطبق کنند.
3. قابلیت توسعه‌پذیری داشته باشند که بتوانند نیازهای آتی سازمان را پوشش دهند.
4. قابلیت یکپارچگی داشته باشند تا بتوانند با سیستم مالی خارج از سازمان یا سیستم‌های جانبی ارتباط برقرار کنند.
5. قابلیت مقیاس‌پذیری داشته باشند و با رشد ابعاد سازمان در شکل و اندازه، مشکلی در عملکرد آنها به‌وجود نیاید. همچنین بسیاری از موارد دیگر که ما را در انتخاب یک سیستم راهکارهای سازمانی موفق یاری می‌رسانند.

منبع: شماره ۷۸ ماهنامه عصر تراکنش