هر روز با پیشرفت فناوری و نیازهای رو به رشد کسب‌وکارها، رویکردهای جدیدی برای مدیریت منابع کسب‌وکار و بهبود بهره‌وری و کیفیت فرایندها به‌وجود می‌آید. یکی از این رویکردها، استفاده از سیستم‌های مدیریت منابع کسب‌وکار (ERP) است که برای افزایش بهره‌وری و هدفمندی سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

ERP  به‌عنوان یک نرم‌افزار جامع، سیستمی از تکنولوژی اطلاعاتی است که برای مدیریت فرایندهای سازمان‌ها استفاده می‌شود. این سیستم اطلاعاتی، اطلاعات و فرایندهای مرتبط با تمامی بخش‌های مختلف سازمان را به‌صورت یکپارچه جمع‌آوری و مدیریت می‌کند. مدیریت منابع انسانی، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)، مدیریت منابع مالی، سازماندهی تجهیزات و منابع سازمان و هر گونه منابع سازمانی دیگر با استفاده از این سیستم قابل مدیریت است.

سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی با داشتن مزیت‌های فراوان، قابلیت سازمان را در مواجهه با تغییرات کسب‌وکار بهبود می‌بخشد. این موضوع تاثیر بسزایی در کاهش هزینه‌های پردازش اطلاعات، فروش، خرید، پشتیبانی، تدارکات، ارتباط با مشتریان، مدیریت منابع مالی، رفع نیازمندی‌های منابع انسانی در زمینه‌های مختلف، نگهداری تجهیزات و … می‌گذارد . همچنین موجب کاهش هزینه‌های خدمات، زمان ثبت اطلاعات مالی، مدیریت اموال و دارایی‌ها و درنهایت باعث افزایش راندمان کاری سازمان می‌شود.

در این مقاله به بررسی نقش ERP در افزایش بهره‌وری و هدفمندی سازمان از جنبه‌های مختلف مانند مالی، عملیاتی و ارتباطی می‌پردازم.

نقش ERP در افزایش بهره‌وری و هدفمندی سازمان

نقش ERP در افزایش بهره‌وری و هدفمندی سازمان از دو جهت می‌تواند مورد بررسی قرار گیرد؛ از یک سو، ERP می‌تواند موجب بهبود فرایندهای سازمانی شود و از سوی دیگر، با افزایش کارایی و کاهش هزینه‌های مرتبط با اجرای این فرایندها، هزینه‌های سازمان را کاهش می‌دهد. در ادامه به بررسی جزئیات این جنبه‌ها می‌پردازیم:

1. بهبود فرایندهای سازمانی: استفاده از ERP به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا فرایندهای سازمانی خود را با استفاده از یک سیستم متمرکز برای مدیریت فرایندها و منابع بهبود ببخشند. این سیستم به سازمان اجازه می‌دهد تا اطلاعات را در داخل سازمان به‌صورت یکپارچه مدیریت کند و از این رو، هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان را بهبود دهد. بدین ترتیب، سازمان به شکل موثرتری می‌تواند فعالیت‌های خود را مدیریت و فرایندها را بهینه کند.
2. بهبود کارایی:  ERP می تواند تمام منابع سازمان را به‌طور موثر مدیریت کند. به کمک این نرم‌افزار، نیازی به واردکردن تمامی داده‌ها به‌صورت دستی نیست؛ زیرا ERP تمامی فرایندهای کسب‌‌وکار را ساده‌‌سازی می‌کند.  بنابراین می‌‎توانید به‌راحتی داده‌‌ها را جمع‌‌آوری و رکوردها را مطابق با نیاز و خواسته خود به‌‌روزرسانی کنید.
3. شفافیت: در هر بخش، اطلاعات و داده ها از عناصر مهم برای هر کسب‌وکار هستند. امنیت و یکپارچگی داده‌ها و اطمینان از اینکه هر اطلاعات توسط افراد درست و قابل اعتماد، پردازش شده و به آنها دسترسی پیدا می کنند، بسیار مهم است. نرم  افزار ERP نه تنها داده‌ها را به‌صورت ایمن حفظ می‌کند، بلکه نقش مهمی در بهبود کسب‌وکار دارد و به افرادی که مجاز هستند اجازه دسترسی به داده‌ها را می‌دهد. همچنین از این طریق اطلاعات استراتژیک را می‌توان در یک مکان نگهداری کرد. اما به‌روزرسانی این اطلاعات می‌تواند توسط یک یا چند فرد انجام شود. بنابراین، ERP شفافیت را در هر یک از بخش‌های سازمان فراهم می‌کند.
4. حذف داده‌های تکراری: حذف داده‌های تکراری یکی از بزرگترین مشکلات سیستم مدیریت داده غیرمتمرکز است. داده‌های اضافی داده‌هایی هستند که دو بار یا بیشتر تکرار شده‌اند و می‌توانند سردرگمی و ناهماهنگی را در مشاغل ایجاد کنند. یک سیستم ERP خوب می‌تواند به شما کمک کند منابع را با تعهدات خود همگام‌سازی کنید و به شما امکان می‌دهد برنامه‌ریزی خود را به سرعت تغییر دهید تا با تقاضای شما مطابقت داشته باشد.
5. بهبود سیستم گزارش‌دهی: نرم افزار ERP  سیستم گزارش‌دهی پروژه‌ها را در سازمان به‌طور قابل توجهی بهبود می‌بخشد. با استفاده از این نرم‌افزار، می‌توان عملکردها را در بخش‌های مختلف مقایسه و پیشرفت کار پروژه‌ها را تجزیه و تحلیل کرد. مانند سیستم‌های پیچیده در مدیریت مالی بر اساس استاندارد گزارش‌گیری IFRS.
6. سهولت دسترسی به اطلاعات و داده‌ها: اشتراک‌گذاری داده‌ها و مدیریت آن، یک کار دشوار برای سازمان‌ها است. جمع‌‌آوری داده‌ها از بخش‌های مختلف و نگهداری صحیح آن برای بهبود کاری بسیار زمان‌‌بر و  فرسایشی است. اما استفاده از سیستم‌های ERP این کار را برای سازمان‌ها آسان‌تر و ساده‌تر کرده است. با کمک این نرم‌افزار، مدیریت داده‌ها و دسترسی به همه بخش‌ها آسان‌تر شده و داده‌های پروژه‌های مختلف را می‌توان به‌راحتی مدیریت و نگهداری کرد.
7. اطمینان از امنیت داده‌ها: امنیت داده‌ها بخشی مهم برای رشد یک سازمان است که هرگز نمی‌توان آن را به خطر انداخت. هنگامی که از نرم‌افزار ERP برای سازمان خود استفاده می‌کنید، امنیت داده‌ها به خوبی تضمین می‌شود. نرم‌افزار ERP ثبات امنیتی هر داده را بهبود می‌بخشد و درنتیجه باعث افزایش دقت می‌شود.

ERP چگونه به بهبود  عملکرد کمک می‌کند؟

نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) برای بانک‌ها و بیمه‌ها نقش‌های مهمی دارند که در زیر به برخی پرداخته شده است:

1. بهبود مدیریت مالی: نرم‌افزارهای ERP به بانک‌ها و بیمه‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای مالی را به‌صورت جامع و یکپارچه مدیریت کند. با استفاده از این نرم‌افزارها، می‌توان اطلاعات مربوط به حساب‌های بانکی، پرداخت‌ها، صورت‌حساب‌ها و دیگر اطلاعات مالی را جمع‌آوری کرد و فرایندهای مالی را بهبود داد.
2. افزایش کارایی: این نرم‌افزارها با بهره‌گیری از پردازش‌های خودکار و اتصال به سیستم‌های مختلف، به بانک‌ها و بیمه‌ها این امکان را می‌دهند تا فرایندهای خود را سریع‌تر و به‌صورت کارآمدتر انجام دهند. به‌عنوان مثال، این نرم‌افزارها می‌توانند پرداخت‌ها را خودکار انجام دهند تا در زمان و هزینه صرفه‌جویی شود.
3. بهبود اطلاعات مشتری: با استفاده از نرم‌افزارهایERP، بانک‌ها و بیمه‌ها می‌توانند اطلاعات مربوط به مشتریان را به‌صورت جامع جمع‌آوری کنند و از آنها در تصمیم‌گیری‌های مهم مانند تخصیص منابع بهتر استفاده کنند. همچنین می‌توان تحلیل داده‌های مشتریان را انجام داد.
4. بهبود تصمیم‌گیری: با استفاده از ERP، تصمیم‌گیری‌های سازمان بهتر و درست‌تر انجام می‌شود، زیرا این نرم‌افزارها به مدیران اطلاعات دقیق و به‌‌روزی از فرایندهای سازمان ارائه می‌دهند. بنابراین، مدیران می‌توانند براساس اطلاعات به‌دست‌آمده، تصمیم‌گیری‌های بهتری را انجام دهند.
5. بهبود مدیریت منابع: این نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا منابع خود را بهتر مدیریت کنند. با اجرای این نرم‌افزارها، سازمان‌ها می‌توانند بهبود قابل توجهی در مدیریت منابع خود ایجاد و درنتیجه، بهره‌وری بالاتری را کسب کنند.
6. افزایش انعطاف‌پذیری: سازمان‌ها با استفاده از این نرم‌افزار بهترین راه‌حل‌ها را برای مسائل خود پیدا و انعطاف‌پذیری بیشتری دربرابر تغییرات ایجاد می‌کنند. به این صورت که با اجرای نرم‌افزارهایERP، سازمان‌ها قادر به تغییر سریع و پاسخگویی به نیازهای مختلف هستند و با تغییرات در محیط خود می‌توانند به‌راحتی به فرایندها و نیازهای جدید سازمان پاسخ دهند.
7. بهبود هماهنگی: ERP به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای مختلف را با هم هماهنگ کنند و ارتباط بین آنها را بهبود بخشند. این بهبود در هماهنگی باعث می‌شود که سازمان بهتر و هماهنگ‌تر عمل کند.
8. کاهش هزینه‌ها: بهبود فرایندهای سازمان باعث کاهش هزینه‌های تولید و اجرای فرایندها می‌شود. همچنین با بهبود مدیریت منابع، سازمان‌ها قادر به بهره‌برداری بهتر از منابع خود هستند و درنتیجه هزینه‌های خود را کاهش می‌دهند.

به‌طور کلی، نرم‌افزارهای ERP با بهبود فرایندهای سازمانی و مدیریت منابع، عملکرد سازمان‌ها همچون بانک‌ها و بیمه‌ها را بهبود و با افزایش انعطاف‌پذیری، هماهنگی و کاهش هزینه‌ها، بهره‌وری را افزایش می‌دهد.

ویژگی‌های مهم سیستم نرم‌افزاری ERP

یکی از ویژگی‌های مهم ERP ماژولاربودن آن است. راهکارهای این سیستم به شیوه‌ای طراحی می‌شود که هر جزء آنها قادر است به‌طور مستقل انجام وظیفه کند. با این مکانیزم و عملکرد متفاوت، هرگاه در عملکرد یکی از اجزای نرم‌افزار تغییری ایجاد شود، سایر اجزا دچار تغییر و مشکل جدی نمی‌شوند. یکی دیگر از ویژگی‌های این سیستم، یکپارچه بودن پایگاه داده‌های آن است. به این صورت که بخش‌های مختلف یک سازمان شامل پایگاه داده یکپارچه هستند و با یکپارچگی در پایگاه داده، داده‌های تکراری و زائد حذف می‌شوند.

سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی با بخش‌های بیرون از سازمان در ارتباط است و می‌تواند با افراد بیرون از سازمان، از قبیل مشتریان و تامین کنندگان تعامل مستقیم ایجاد کند. درواقع با استفاده از نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی، یک ارتباط به‌روز و ایمن بین عناصر زنجیره تامین کالا و خدمات سازمان ایجاد می‌شود.

این ویژگی‌ها با ابزارهای مختلف در حوزه‌های ذیل قابل دسترسی است:

1- حوزه منابع انسانی

یکی از امکانات در حوزه منابع انسانی تشکیلات و ساختار سازمانی است که ابزاری برای ثبت، نگهداری و گزارش‌گیری از اطلاعات پایه و تشکیلاتی سازمان به‌ همراه حفظ تاریخچه تغییرات است و می‌تواند به‌صورت یکپارچه با دیگر زیرسیستم‌هایی همچون جذب منابع انسانی، پرسنلی و احکام، رفاه و آموزش و… ارتباط برقرار کند.

یکی دیگر از نیازهای منابع انسانی، جذب نیرو است. در نظام جذب منابع انسانی که به‌عنوان یکی از ارکان اصلی مدیریت منابع انسانی در نظر گرفته می‌شود، مراحل تامین نیروهایی را که باید با گذر از مراحل مدون پذیرش و استخدام سازمان، برای انجام وظایف مورد انتظار در مشاغل مختلف سازمانی آماده شوند، فراهم می‌کند.

با ثبت و نگهداری اطلاعات پرسنلی و گزارش‌گیری از اطلاعات می‌توان به‌صورت یکپارچه با سیستم‌هایی مانند حقوق و دستمزد، حضور و غیاب، حسابداری و اداری و… مرتبط شود. با امکانات ثبت احکام کارگزینی، محاسبه احکام ریالی وکنترل تمامی فرایندهای صدور احکام، ارتباط با سیستم‌های حقوق و دستمزد و … فراهم می‌شود.

بر اساس قواعد و قوانین تعریف‌شده و آیین‌نامه‌های پرسنلی صادرشده می‌توان محاسبات حقوق و دستمزد را به‌صورت کامل و با درنظرگرفتن تمامی استثنائات انجام داد و گزارش‌های لازم حقوق و دستمزد را دریافت کرد.

یکی از مهم ترین مباحث حوزه منابع انسانی در هر سازمان، حضور و غیاب و کنترل کارکرد سرمایه‌های انسانی است که در آن ثبت دقیق ترددها و محاسبه صحیح کارکرد، به‌‌عنوان عملکرد اساسی به شمار می‌آید. تنوع در الگوهای تردد (شیفت‌ها) و قوانین محاسباتی، دامنه گسترده‌ای را درمورد عملکرد رقم می زند و درنتیجه، حوزه کاربردی این سیستم پیچیده و حساس است.

بهینه‌سازی فرایندهای امور رفاهی و بیمه‌ای سازمان نیز یکی از امکانات نرم‌افزار جامع منابع سازمانی(ERP) است که سازمان ها می‌توانند به‌راحتی هر چه بیشتر، به اهداف خود در امور رفاهی از قبیل بیمه تکمیلی و ارائه تسهیلات به کارکنان دست یابند.

در زمینه آموزش نیز، همکاران به ارائه برنامه‌ای نظام‌مند برای پیاده‌سازی فرایندهای برگزاری دوره‌های آموزشی مبتنی بر استاندارد ISO10015 نیاز دارند و می‌توان تمامی فرایندهای آموزش در سازمان را فراهم ساخت.

اثربخشی و ارزیابی عملکرد در سازمان نیز یک وظیفه مهم مدیریت منابع انسانی تلقی می‌شود. یک سیستم اثربخش ارزشیابی عملکرد می‌‌تواند انبوهی از مزیت‌ها را برای سازمان‌ها و کارکنان آنها ارزانی دارد که بازخورد عملکردی مشخص برای بهبود عملکرد، تعیین الزامات کارآموزی، تسهیل در زمینه توسعه کارکنان، ایجاد ارتباط نزدیک بین نتیجه‌گیری پرسنلی و عملکرد آنها، افزایش انگیزش و بهره‌وری و تخصیص پاداش و ارتقای شغلی را شامل می‌شود.

2- حوزه زنجیره تامین

مدیریت تامین‌کنندگان و خرید به‌عنوان سامانه اصلی ورود کالا و خدمات در هر سازمان در زیرمجموعه ERP قرار دارد که با توجه به گردش کارهای متوالی و درنظرگرفتن اصول معاملات مدون هر سازمان می‌تواند تمامی فرایندهای مرتبط با درخواست کالا و خدمات تا پرداخت و امتیازدهی مربوط به تامین‌کنندگان را انجام دهد. این امکانات باید در قالب یک سیستم یکپارچه با سیستم‌های اموال و دارایی، مالی و بانکداری متمرکز (Core Banking) به‌صورت کامل ارائه شود و گزارشات مدیریتی مورد نیاز برای سازمان‌های ذی‌نفع را فراهم آورد. در ادامه ثبت اطلاعات اموال و دارایی‌هایی و ارتباط آن با سیستم مالی و محاسبه استهلاک، انبارداری و مدیریت و کنترل قرارداد توسط سیستم ERP  فراهم می‌شود.

3- حوزه ارتباط با مشتریان

مدیریت ارتباط با مشتری تحت عنوان نرم‌افزار CRM، راه‌حل ترکیبی کسب‌وکار در افزایش فروش و اثربخشی بهره‌وری است. درواقع می‌توان مجموعه‌ای قوی از پلتفرم‌ها، ابزارها و اپلیکیشن‌ها را با بهینه‌سازی هوش تجاری، دیدگاه اجتماعی، مدیریت کمپین‌ها و سایر موارد مرتبط با ارتباطات مشتری تصور کرد. مدیریت ارتباط با مشتری، بهره‌مندی از سیستمی است که فرایند‌ها را تسهیل می‌بخشد و منجر به ایجاد مشتریان بیشتر می‌‌شود.

4- حوزه مالی

یکسان‌سازی استانداردهای گزارش‌گیری مالی و پذیرش استانداردهای بین‌المللی مانند IFRS باعث هماهنگی گزارش‌دهی در سراسر دنیا شده و به این ترتیب، مقایسه صورت‌های مالی مختلف در سطح جهانی و تامین سرمایه از منابع خارجی را تسهیل می‌کند. در ERP  حوزه مالی رویکردی برای نگهداشت ثبت‌های حسابداری بر مبنای دو استاندارد داخلی و IFRS  است که می‌تواند برای سازمان بسیار سودمند باشد. قابلیت ارائه صورت‌های مالی به هر دو استاندارد، انتقال اسناد مالی مشابه بین دو استاندارد، سهولت و سرعت دسترسی به گزارش‌های مالی و ارائه گزارش‌های مقایسه‌ای بین دو استاندارد می‌تواند به مدیریت صورت‌های مالی همگرا کمک کند.

همچنین ERP می‌تواند مدیریت ارتباط با بانکداری متمرکز (Core Banking Gateway) را با وجود داشبوردهای مدیریتی برای نمایش وضعیت درخواست‌های ارسالی و نتایج حاصل شده، فراهم کند.

5- حوزه مدیریت بازرسی و حسابرسی

در مدیریت بازرسی و حسابرسی می‌توان نسبت به ایجاد و بررسی پرونده‌های بازرسی یا حسابرسی در سه نوع عمومی، موردی و تطبیقی، بستری ایجاد کرد تا بتوان با توجه به روال‌های مدون سازمان، جدول زمان‌بندی مرتبط را فراهم ساخت.

6- حوزه اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری برای سازمان و زیرمجموعه‌های آن امکان ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات و مستندات سازمانی را بدون محدودیت زمانی و مکانی با سرعت بالا، فراهم می‌کند. هر سازمانی علاوه بر مکاتبات، فرم‌هایی مانند درخواست مرخصی، وام ضروری، ماموریت، درخواست گواهی اشتغال و… دارد که باید بر مبنای فرایندهایی در سازمان به گردش درآید.

موانع پیاده‌سازی ERP چیست؟

پیاده‌سازی ERP چیزی بیش از تغییر به یک سیستم نرم‌افزاری جدید را شامل می‌شود و به معنای بازنگری فرایندهای کسب‌وکار برای رسیدن به کارایی و بهره‌وری  است. در این راه ممکن است موانعی وجود داشته باشد که باعث شود سیستم ERP به شکل مطلوب پیاده‌سازی نشود که از مهم ترین آنها می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:

• عدم درک صحیح مدیران از سیستم‌های ERP
• بی‌ثباتی مدیریت در سطح بالا و میانی و تغییرات مدیران
• بودجه پایین شرکت‌ها برای پیاده‌سازی
• عدم وجود چشم‌انداز روشن در پیاده‌سازی
• پایین‌بودن سطح دانش کارکنان و مدیران
• مقاومت سازمانی دربرابر تغییر سیستم‌ها، روش‌ها و فرایندها
• انتخاب نکردن حوزه صحیح پروژه
• مشکلات فرهنگ سازمان‌ها در تبدیل از ساختار وظیفه‌محور به فرایندمحور
• نبود زیرساخت‌های مناسب فناوری اطلاعات

برای رسیدن به ERP مطلوب چه گام‌هایی باید برداشته شود؟

مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمانی راه‌حل گسترده‌ای برای بسیاری از مسائلی که بانک‌ها و بیمه‌ها با آن مواجه هستند، ارائه می‌دهد و برای رسیدن به ERP مطلوب گام‌های ذیل باید برداشته شود:

• پشتیبانی و همراهی مدیران سازمان
• مدیریت تغییر و انتظارات
• انتخاب صحیح شرکت فروشنده ERP  و همچنین اعضـای گـروه، برگـزاری جلســات یکپــارچگی، ایجاد نگرش مثبت در کاربرهـا، ایجاد چشم‌انـداز و هـدف‌هـای شــفاف، مهندســی و ایجـــاد همکـــاری و تقویت ارتباطات درون‌سازمانی
• امکان‌سنجی سازمان‌ها برای پذیرش ERP از لحاظ زیرساخت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری
• انتقال داده‌ها و یکپارچه‌سازی سیستم
• مهندسی مجدد فرایندها
• آموزش و تعلیم کارکنان
• پشتیبانی توسط تامین‌کننده ERP

با انجام گام‌های فوق و رفع موانع تعریف‌شده می‌توان به یک سیستم ERP مطلوب رسید؛ سیستمی که می‌تواند بهترین راه‌‌حل برای افزایش رشد کسب‌وکار و درک بهتر از نحوه عملکرد سازمان را برای مدیران و مسئولین به همراه داشته باشد. صرفه‌جویی در زمان و کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت فرایندها به نحوه مطلوب و بهبود کارایی و  بهره‌وری مزیت‌های دیگری ا‌ست که به‌واسطه این سیستم رقم می‌خورد.

منبع: شماره چهارم فصلنامه فناوری‌های مالی