در سال‌های اخیر استفاده از نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی در دنیا گسترش قابل توجهی پیدا کرده است. مانند هر مفهوم دیگری تعاریف گوناگونی برای ERP و ویژگی‌ها و مزایای آن ارائه شده‌اند که در اینجا به‌صورت مختصر به مرور تعدادی از آنها می‌پردازیم:
تعریف گارتنر: برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) به‌عنوان قابلیت ارائه مجموعه‌ای یکپارچه از کاربردهای کسبوکار در قالب یک نرم‌افزار تعریف می‌شود. ابزارهای ERP یک مدل فرایندی و داده‌ای یکپارچه را در سطح کل سازمان به ارمغان می‌آورند و مجموعه جامعی از فرایندهای سازمانی را در حوزه‌های گوناگون صف و ستاد تحت پوشش خود قرار می‌دهند؛ از جمله فرایندهای حوزه‌های مالی، منابع انسانی، توزیع، تولید، خدمات مشتریان، مدیریت دارایی‌های سازمانی و زنجیره تأمین. برنامه‌های ERP فرایندهای سازمانی را خودکارسازی می‌کنند و آنها را با ارائه خدمات پشتیبانی، بهینه‌سازی می‌کنند.
تعریف مایکروسافت: برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) نوعی سیستم نرم‌افزاری است که به سازمان‌ها در خودکارسازی و مدیریت فرایندهای اصلی کسبوکار خود برای دستیابی به عملکرد بهینه کمک می‌کند. نرم‌افزار ERP جریان داده‌ها را بین فرایندهای کسبوکار یک شرکت هماهنگ می‌کند، یک منبع یکتا از واقعیت‌های سازمانی را فراهم می‌کند و عملیات را در سراسر سازمان ساده‌سازی می‌کند. ERP می‌تواند ارتباط فرایندهای حوزه‌های مالی، زنجیره تأمین، عملیات، بازرگانی، گزارش‌دهی، تولید و منابع انسانی یک شرکت را در قالب یک بستر یکپارچه برقرار کند. بیشتر شرکت‌ها دارای نرم‌افزار مالی و عملیاتی هستند؛ اما سیستم‌های جزیره‌ای نمی‌توانند فراتر از مرز فعالیت‌های روزانه کسبوکار بروند یا به رشدهای آتی کسبوکار کمک کنند. به‌تدریج که شرکت‌ها گسترده‌تر می‌شوند و نیازهایشان تغییر می‌کند، سیستم‌هایشان هم باید به‌صورت متناسب با آنها بهبود یابند. ERP می‌تواند به این چالش‌ها پاسخ مناسبی بدهد.
تعریف سپ (SAP): ساده‌ترین روش برای تعریف ERP این است که به تمام فرایندهای اصلی کسبوکاری که برای عملکرد اجرایی یک شرکت مورد نیاز هستند، فکر کنید؛ مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تأمین، خدمات، تدارکات و… . پایه‌ای‌ترین کارکرد ERP این است که به سازمان برای مدیریت کارآمد تمام این فرایندها در قالب یک سیستم یکپارچه کمک می‌کند. در این نگاه به ERP، اغلب از آن به‌عنوان سیستم ثبت داده‌های سازمانی یاد می‌شود. اما سیستم‌های ERP امروزی کاملا از این سطح پایه فراتر رفته‌اند و شکلی به‌مراتب متفاوت با ERPهای دهه‌های گذشته پیدا کرده‌اند. ERPها اکنون به‌صورت ابری ارائه می‌شوند و از جدیدترین فناوری‌ها مانند هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین (ML) برای خودکارسازیِ هوشمند، افزایش کارآیی و ارائه بینش‌های در لحظه نسبت به کل عملیات کسبوکار استفاده می‌کنند. نرم‌افزار ERP ابری مدرن همچنین ارتباط عملیات درون‌سازمانی را با شرکا و شبکه‌های تجاری در سراسر جهان برقرار می‌سازد و به شرکت‌ها قابلیت‌های همکاری استراتژیک، چابکی و سرعت در عملیات را که برای رقابت در دنیای امروزی به آنها نیاز دارند، می‌بخشد.
تعریف اوراکل: ERP نوعی نرم‌افزار است که سازمان‌ها از آن برای مدیریت فعالیت‌های روزمره کسبوکاری خود مانند حسابداری، تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک و تطبیق با قوانین (Compliance) و عملیات زنجیره تأمین استفاده می‌کنند. یک بسته کامل ERP همچنین شامل نرم‌افزار مدیریت عملکرد سازمان نیز است؛ یعنی نرم‌افزاری که به برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی، پیش‌بینی و گزارش‌دهی درباره نتایج مالی یک سازمان کمک می‌کند. سیستم‌های ERP مجموعه‌ای از فرایندهای کسبوکار را به هم متصل می‌کنند و جریان داده‌ای را میان آنها امکان‌پذیر می‌سازند. با جمع‌آوری داده‌های مربوط به تراکنش‌های درون‌سازمانی از منابع مختلف، سیستم‌های ERP داده‌های تکراری را حذف می‌کنند و با ایجاد یک منبع یکتای حقایق سازمانی، صحت داده را در سطح کل سازمان، تضمین می‌کنند.
حال می‌توانیم یک تعریف جامع از ERP را ارائه کنیم: «ERP یک نرم‌افزار سازمانی کلیدی است که داده‌های عملیات، فرایندها و فعالیت‌های بخش‌های مختلف سازمان (مالی، تولید، مدیریت موجودی و سفارش‌ها، ارتباط با مشتریان، فروش و بازاریابی، مدیریت پروژه، منابع انسانی و…) را در یک پایگاه داده مشترک جمع‌آوری می‌کند. به مدیران سازمان امکان می‌دهد تا با داشتن یک دیدگاه یکپارچه نسبت به واقعیت‌های سازمان خود، به‌صورت لحظه‌ای وضعیت سازمان خود را مورد پایش قرار دهند و بتوانند با تجزیه‌‌وتحلیل دقیق وضعیت و عملکرد هر بخش، گزارش‌های لازم را تهیه کنند.»
مزایای ERP
کلیدی‌ترین مزایای استفاده از نرم‌افزارهای ERP برای سازمان‌ها عبارتند از:
- افزایش سرعت و کیفیت تصمیمات سازمانی: از طریق روان‌سازی جریان داده‌ها و گزارش‌دهی سازمانی با ارائه ابزارهای گزارش‌دهی بهتر و دارای دسترسی به داده‌های لحظه‌ای عملکرد سازمانی. این کار به‌منظور ایجاد یک منبع یکتا از حقایق سازمانی در قالب یک پایگاه داده یکپارچه برای کل سازمان برای تصمیم‌سازی‌ها و تصمیم‌گیری‌ها در سطوح مختلف سازمان است.
- افزایش کیفیت خدمات مشتریان: با دسترسی بهتر به اطلاعات مشتریان، پاسخگویی سریع‌تر به مشتری و افزایش دقت و سرعت انجام سفارش مشتری.
- بهبود جریان نقدینگی: با ارائه ابزارهای اثربخش‌تر برای تهیه و ارائه صورت‌حساب به مشتری و جمع‌آوری وجوه نقد حساب‌های دریافتنی از مشتریان به‌منظور افزایش سرعت ورود جریان نقدینگی و درنتیجه بهبود وضعیت نقدینگی سازمان.
- کاهش هزینه‌ها: از طریق بهبود و یکپارچه‌سازی فرایندهای عملیاتی از جمله مدیریت تدارکات و موجودی، مدیریت تولید، خدمات مشتریان و ارتباط با ذی‌نفعان (از جمله تأمین‌کنندگان).
- بهبود امنیت داده‌های سازمانی: از طریق نگهداری داده‌های سازمان به‌صورت یکپارچه در پایگاه داده یکپارچه (توزیع‌شده روی چند سرور و همراه با پشتیبان‌‌گیری مستمر از آن) و همچنین جلوگیری از نصب ناخواسته نرم‌افزارهای مخرب روی رایانه‌های سازمانی.
- افزایش بهره‌وری و بهبود فرایندهای سازمانی: از طریق استانداردسازی و ساده‌سازی، خودکارسازی و هوشمندسازی فرایندهای کسبوکار به‌منظور افزایش بهره‌وری آنها.
- افزایش پایداری عملیات سازمانی: با مدیریت بهتر منابع محدود سازمانی درراستای اهداف سازمانی و افزایش کیفیت اجرای فرایندهای کسبوکاری و درنتیجه کاهش احتمال خطای فردی و افزایش پایداری عملیات سازمان.
جمع‌بندی
امروزه، سیستم‌های ERP برای مدیریت هزاران شرکت در ابعاد گوناگون و صنایع متنوع بسیار حیاتی‌اند. برای این شرکت‌ها، ERP همانند الکتریسیته‌ای که چراغ‌ها را روشن نگه می‌دارد، ضروری محسوب می‌شود. ERP همچون چسبی است که انواع سامانه‌های نرم‌افزاری سازمان را به هم متصل می‌کند. ERP با ایجاد دیدگاهی جامع‌نگر و سازمان‌محور، به سازمان کمک می‌کند تا در زمان و هزینه‌ها به شکل قابل توجهی صرفه‌جویی کند؛ چرا که امکان دسترسی سراسری به کل عملیات سازمان را به‌صورت یک‌جا و یکپارچه فراهم می‌کند، فرایندهای دستی ناکارآمد را تشخیص می‌دهد و فرصت‌های بهبود سازمانی را آشکار می‌سازد.
داتین
راهکارها
سرمایه‌های انسانی
ارتباطات